Was ist eine Anrufgruppe?
Wenn mehrere Ziele (VoIP-Telefone, die App, das Webphone und/oder Handys) gleichzeitig klingeln sollen, ist die Anrufgruppen-Funktion genau das Richtige für dich. Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Anrufgruppe im Admin erstellst und sie in deinen Anrufplan integrierst, um die Funktion zu aktivieren.
Admin: Eine Anrufgruppe erstellen
- Gehe zu Anrufgruppen.
- Klicke auf Hinzufügen.
Jetzt kannst du damit beginnen, die Anrufgruppe nach deinen Wünschen anzupassen. Lies weiter unten, welche Funktionen dir zur Verfügung stehen.
- Interne Nummer (Durchwahl)
- Beschreibung
- Klingelmethode
- Rufumleitung ignorieren
Die interne Nummer ermöglicht es dir, schnell die gesamte Anrufgruppe zu erreichen und so einen prompten und effektiven Kundensupport sicherzustellen, indem du problemlos ein verfügbares Teammitglied erreichst.
Füge eine Beschreibung zur Anrufgruppe hinzu, um leicht zu erkennen, welche Kolleg:innen in jeder Gruppe enthalten sind.
Es gibt zwei Optionen für eingehende Anrufe:
Die Smart Rufreihenfolge stellt sicher, dass der eingehende Anruf den Kollegen bzw. die Kollegin erreicht, der/die am besten geeignet ist, dem Anrufer zu helfen. In Anrufgruppen mit dieser Methode sind Gespräche tendenziell kürzer und es gibt weniger Weiterleitungen.
Bei dieser Methode werden alle Mitglieder der Anrufgruppe gleichzeitig benachrichtigt. Die erste Person, die abnimmt, spricht mit dem Kunden.
Wir würden dir empfehlen, diese Option zu verwenden, um Rufumleitungen auf VoIP-Telefonen zu verhindern. So wird sichergestellt, dass jedes ausgewählte Mitglied der Anrufgruppe jederzeit erreichbar bleibt und Anrufe an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet werden, ohne woanders hingeleitet zu werden.
Anrufbestätigungstyp
Diese Funktion stellt sicher, dass Kund:innen nicht in der Voicemail deines Mobilfunk-Providers landen. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Die Anrufbestätigung ist deaktiviert.
- Es besteht die Möglichkeit, dass der Kunde in deiner Voicemail landet.
- Wenn du einen Anruf auf eine externe Nummer erhältst, hörst du zunächst die Ansage: „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen."
- Dies stellt sicher, dass der Anruf nicht von der Voicemail deines Mobilfunk-Providers angenommen wird.
- Wir würden dir empfehlen, dies zu aktivieren, wenn du Handy- oder Festnetznummern in einer Anrufgruppe hast.
- Ähnlich wie die Standardoption, aber du kannst deine eigene Benachrichtigung aufnehmen oder eine andere Sprache wählen.
- Nachdem du den Anruf angenommen hast, hörst du deine eigene hinzugefügte Ansage und drückst 1. Danach hast du den Anrufer am Telefon. Das ist nützlich, wenn du mehrere Firmennamen hast, damit du weißt, welche Firma angerufen wurde.
- Ansage-Einstellungen: Wähle deine Sprache
- Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen: Hier kannst du die Standardansage „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen" durch eine eigene Ansage ersetzen.
- Nicht mehr verfügbar: Hier kannst du die Standardansage „Nicht mehr verfügbar" durch eine eigene Ansage ersetzen.
- Ziele Im Bereich Ziele kannst du genau festlegen, was du in der Anrufgruppe erreichen möchtest. Um jede Zieloption besser zu verstehen, lies bitte die detaillierten Beschreibungen weiter unten.
- Ein VoIP Account im Anrufplan leitet Anrufe immer an ein bestimmtes Gerät weiter, sei es ein Tischtelefon, das Webphone, ein anderes Softphone oder eine App.
- Wenn du verhindern möchtest, dass das Gerät klingelt, ohne den Anrufplan zu ändern, kannst du das Tischtelefon, die App oder das Webphone auf „Bitte nicht stören" setzen.
- VoIP-Trunks, auch bekannt als SIP-Trunks oder Trunk-Accounts, werden in einer VoIP-Telefonanlage konfiguriert und stellen die Registrierung auf den Voys-Servern sicher.
- Diese Option wird verwendet, wenn du deine eigene VoIP-Telefonanlage hast.
- Die Rufumleitung ermöglicht es dir, einen Endpunkt hinzuzufügen, damit deine Geschäftstelefonnummer weitergeleitet werden kann.
- Wie der Name schon sagt, kannst du Anrufe sowohl an Festnetz- als auch an Handynummern weiterleiten.
- Wenn du einen User Account zum Anrufplan hinzufügst, bedeutet das, dass eine bestimmte Person angerufen wird.
- Der User kann seinen eigenen Endpunkt wählen, z. B. das Gerät, auf dem er in diesem Moment Anrufe empfangen möchte.
- Jeder User kann bis zu drei VoIP Accounts verwenden, sodass er zwischen einem Tischtelefon, Webphone oder einer App wechseln kann.
- Zusätzlich können User ihre eigene Handynummer oder eine andere Festnetz- oder Handynummer für die Rufumleitung hinzufügen.
- Wenn sie nicht erreichbar sein möchten, können User ihren Endpunkt auf Offline, „Bitte nicht stören" oder nur für Kolleg:innen verfügbar setzen.
Klicke auf Speichern. Du hast nun eine Anrufgruppe erstellt.
Anrufplan: Eine Anrufgruppe hinzufügen
- Klicke auf Anrufpläne.
- Wähle die Telefonnummer aus, zu der du die Anrufgruppe hinzufügen möchtest.
- Klicke auf Ändern.
- Klicke auf Schritt hinzufügen, dort wo die Anrufgruppe klingeln soll.
- Suche im ersten Dropdown-Menü nach Anrufgruppe.
- Wähle im zweiten Dropdown-Menü die Anrufgruppe aus, die du hinzufügen möchtest.
- Die Klingelzeit gibt an, wie viele Sekunden die Ziele in der Anrufgruppe klingeln, bevor der Anruf zum nächsten Schritt im Anrufplan weitergeleitet wird.
- Klicke auf Bestätigen.
- Klicke auf Änderungen speichern.
- Klicke auf Speichern.
Die Anrufgruppe ist nun im Anrufplan aktiv und damit live.
Filter: In welcher Gruppe bist du?
Du kannst auch die Filtersuche im Anrufgruppen-Modul verwenden, um herauszufinden, in welcher Anrufgruppe du oder deine Kolleg:innen seid.
Gib den Zieltyp ein: User, VoIP Accounts oder Rufumleitung, wähle das Ziel aus, das du überprüfen möchtest, und klicke auf Suchen.
Keine Ergebnisse? Das könnte daran liegen, dass du nach deinem VoIP Account gesucht hast, während in der Anrufgruppe dein User ausgewählt ist – oder natürlich umgekehrt!
FAQ
Um Verwechslungen zu vermeiden, wähle für eine Anrufgruppe eine interne Nummer, die mit einer anderen Ziffer beginnt als deine VoIP und User Accounts. So lässt sich jeder Nummerntyp leicht unterscheiden.
Die Aufforderung "Drücke 1 zum Annehmen" verhindert, dass Anrufe auf die Voicemail deines Mobilfunkanbieters gehen, außer du deaktivierst sie. Um diese Aufforderung zu vermeiden, stelle die Klingelzeit der Anrufgruppe kürzer ein als die Aktivierungszeit deiner Handy-Voicemail, damit unsere Plattform den Anruf vor der Voicemail zurückholen kann.
Um sicherzustellen, dass immer nur ein Gerät gleichzeitig klingelt, füge eine Warteschleife mit der Round-Robin-Einstellung zu deinem Anrufplan hinzu. Mit dieser Konfiguration werden die Geräte nacheinander durchlaufen und klingeln einzeln.
