Was ist eine Anrufgruppe?
Wenn du möchtest, dass mehrere Ziele (VoIP-Telefone, die App, das Webphone und/oder Handys) gleichzeitig klingeln, ist die Anrufgruppen-Funktion genau das Richtige für dich. Diese Anleitung erklärt, wie du eine Anrufgruppe im Admin erstellst und in deinen Anrufplan integrierst, um die Funktion zu aktivieren.
Admin: Eine Anrufgruppe erstellen
- Gehe zu Anrufgruppen.
- Klicke auf Hinzufügen.
Du kannst jetzt beginnen, das Anrufgruppen-Modul nach deinen Wünschen anzupassen. Lies weiter unten, welche Funktionen dir zur Verfügung stehen.
- Interne Nummer (Durchwahl)
- Beschreibung
- Klingelmethode
- Rufumleitung ignorieren
Die interne Nummer ermöglicht es dir, schnell mit der gesamten Anrufgruppe in Kontakt zu treten und so einen effizienten Kundenservice sicherzustellen, indem du problemlos ein verfügbares Teammitglied erreichst.
Füge der Anrufgruppe eine Beschreibung hinzu, um leicht zu erkennen, welche Kolleg:innen in der jeweiligen Gruppe enthalten sind.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eingehende Anrufe zu bearbeiten:
Die Smart Rufreihenfolge stellt sicher, dass der eingehende Anruf den Kollegen oder die Kollegin erreicht, der/die am besten geeignet ist, dem Anrufer zu helfen. In Anrufgruppen mit dieser Methode sind die Anrufe tendenziell kürzer und es gibt weniger Weiterleitungen.
Bei dieser Methode werden alle Personen in der Anrufgruppe gleichzeitig benachrichtigt. Die erste Person, die abnimmt, spricht mit dem Kunden.
Wir empfehlen diese Option zu verwenden, um Rufumleitungen bei VoIP-Telefonen zu verhindern. So wird sichergestellt, dass jedes ausgewählte Mitglied der Anrufgruppe jederzeit für Anrufe erreichbar bleibt und Anrufe an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet werden, ohne dass sie anderweitig umgeleitet werden.
Anrufbestätigungs-Typ
Diese Funktion stellt sicher, dass Kunden nicht in der Voicemail deines Mobilfunk-Providers landen. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Die Anrufbestätigung ist deaktiviert.
- Es besteht die Möglichkeit, dass der Kunde in deiner Voicemail landet.
- Wenn du einen Anruf auf einer externen Nummer erhältst, hörst du zunächst eine Ansage: „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen."
- Dies stellt sicher, dass der Anruf nicht von der Voicemail deines Mobilfunk-Providers angenommen wird.
- Wir empfehlen, dies zu aktivieren, wenn du Handy- oder Festnetznummern in einer Anrufgruppe hast.
- Ähnlich wie bei der Standard-Option, aber du kannst deine eigene Benachrichtigung aufnehmen oder eine andere Sprache wählen.
- Nachdem du den Anruf angenommen hast, hörst du deine eigene hinzugefügte Benachrichtigung und drückst die 1. Danach hast du den Anrufer am Telefon. Das ist praktisch, wenn du mehrere Firmennamen hast, damit du weißt, welches Unternehmen angerufen wurde.
- Nachrichten-Einstellungen: wähle deine Sprache
- Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen: hier kannst du die Standard-Nachricht „Drücke 1, um diesen Anruf anzunehmen" durch eine eigene Nachricht ersetzen.
- Nicht mehr erreichbar: hier kannst du die Standard-Nachricht „Nicht mehr erreichbar" durch eine eigene Nachricht ersetzen
- Ziele Im Bereich Ziele kannst du genau festlegen, was du in der Anrufgruppe ansprechen möchtest. Um jede Ziel-Option besser zu verstehen, lies bitte die detaillierten Beschreibungen unten.
- Ein VoIP Account im Anrufplan leitet Anrufe immer an ein bestimmtes Gerät weiter, sei es ein Tischtelefon, das Webphone, ein anderes Softphone oder eine App.
- Wenn du verhindern möchtest, dass das Gerät klingelt, ohne den Anrufplan zu ändern, kannst du das Tischtelefon, die App oder das Webphone auf „Bitte nicht stören" (DND) setzen.
- Auch bekannt als SIP-Trunks oder Trunk-Accounts, werden VoIP-Trunks in einer VoIP-Telefonanlage konfiguriert und stellen die Registrierung auf den Voys-Servern sicher.
- Diese Option wird verwendet, wenn du dein eigenes VoIP-Telefonsystem hast.
- Die Rufumleitung ermöglicht es dir, einen Endpunkt hinzuzufügen, damit deine geschäftliche Telefonnummer weitergeleitet werden kann.
- Wie der Name schon sagt, kannst du Anrufe sowohl an Festnetz- als auch an Handynummern weiterleiten.
- Wenn du einen User Account zum Anrufplan hinzufügst, wird eine bestimmte Person angerufen.
- Der User kann seinen eigenen Endpunkt wählen, z. B. das Gerät, auf dem er zu diesem Zeitpunkt Anrufe empfangen möchte.
- Jeder User kann bis zu drei VoIP Accounts verwenden, sodass er zwischen Tischtelefon, Webphone oder App wechseln kann.
- Zusätzlich können User ihre eigene Handynummer oder eine beliebige andere Festnetz- oder Handynummer für die Rufumleitung hinzufügen.
- Wenn User nicht erreichbar sein möchten, können sie ihren Endpunkt auf Offline, Bitte nicht stören oder nur für Kolleg:innen verfügbar setzen.
Klicke auf Speichern. Du hast nun eine Anrufgruppe erstellt.
Anrufplan: Eine Anrufgruppe hinzufügen
- Klicke auf Anrufpläne.
- Wähle die Telefonnummer aus, bei der du die Anrufgruppe hinzufügen möchtest.
- Klicke auf Anrufplan ändern.
- Klicke auf Schritt hinzufügen, wo die Anrufgruppe klingeln soll.
- Suche im ersten Dropdown-Menü nach Anrufgruppe.
- Wähle im zweiten Dropdown-Menü die Anrufgruppe aus, die du hinzufügen möchtest.
- Klingelzeit bezieht sich auf die Anzahl der Sekunden, die die Ziele in der Anrufgruppe klingeln, bevor der Kunde zum nächsten Schritt im Anrufplan weitergeleitet wird.
- Klicke auf Bestätigen.
- Klicke auf Änderungen speichern.
- Klicke auf Speichern.
Die Anrufgruppe ist nun im Anrufplan aktiv und damit live.
Filter: In welcher Gruppe bist du?
Du kannst auch die Filtersuche im Anrufgruppen-Modul verwenden, um herauszufinden, in welcher Anrufgruppe du oder deine Kollegen sich befinden.
Gib den Zieltyp ein: User, VoIP Accounts oder Rufumleitung, wähle das Ziel aus, das du überprüfen möchtest, und klicke auf Suchen.
Keine Ergebnisse? Das könnte daran liegen, dass du nach deinem VoIP Account gesucht hast, während dein User in der Anrufgruppe ausgewählt ist – oder natürlich umgekehrt!
FAQ
Um Verwirrung zu vermeiden, wähle für eine Anrufgruppe eine interne Nummer, die mit einer anderen Ziffer beginnt als deine VoIP und User Accounts. So lässt sich jeder Nummerntyp leicht unterscheiden.
Die Aufforderung "Drücke 1 zum Annehmen" verhindert, dass Anrufe auf die Voicemail deines Mobilfunk-Providers gehen, es sei denn, du deaktivierst sie. Um diese Aufforderung zu vermeiden, stelle die Klingelzeit der Anrufgruppe kürzer ein als die Aktivierungszeit deiner Mobilfunk-Voicemail, damit unsere Plattform den Anruf vor der Voicemail abrufen kann.
Um sicherzustellen, dass immer nur ein Gerät gleichzeitig klingelt, füge deinem Anrufplan eine Warteschleife mit der Round Robin-Einstellung hinzu. Diese Konfiguration wechselt die Geräte durch und lässt sie nacheinander klingeln.
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